Die Zahl und ihre Herkunft
„Wie steht Cloudbrücke wirtschaftlich da?“
Erlös, Istkosten getrennt nach Einzel- und Gemeinkosten, Deckungsbeitrag und Betriebsergebnis — dazu der Hinweis, dass das Projekt noch läuft.
Ein System für den kompletten Messebau-Prozess.
Kalkulation, Projekte, Ressourcen, Lager, Einkauf und Montage arbeiten auf einem Datensatz. Dieser Überblick zeigt jedes Modul mit seinen Funktionen — und an einer Szene aus dem Alltag, wie damit gearbeitet wird.
exposet-app.hesse-hofmann.de/projekte/PR-2026-0010
Der Datenfluss
01
Kalkulation & Nachkalkulation
- Sie kalkulieren in Gewerken, Positionen und Unterpositionen — mit Baugruppen, die Material, Fertigungszeiten und Zukaufteile als Stückliste mitbringen.
- Jede Position trägt eine Kostenart aus einem verbindlichen Schema — demselben Schema, das später jede Istkostenbuchung trägt.
- Mit dem Versand einer Angebotsversion friert der Kalkulationsstand ein; mit dem Auftrag wird er zur Sollkosten-Baseline des Projekts.
- Zeiten, Materialentnahmen, Eingangsrechnungen und Fremdleistungen laufen automatisch als Istkosten gegen diese Baseline — je Kostenart, ohne Nacherfassung.
- Die Nachkalkulation mit Deckungsbeitrag ist jederzeit abrufbar und zeigt je Kostenart, wo die Abweichung entstanden ist.
Soll
Ist
Aus der Praxis
Drei Wochen nach der Messe sitzt die Kalkulatorin an der Folgeanfrage desselben Kunden für das nächste Frühjahr. Sie öffnet die Nachkalkulation des gelaufenen Projekts: Die Montagestunden im Gewerk Elektro lagen 18 Stunden über der Baseline, verursacht durch zwei Nachträge in der Aufbauwoche — beides steht mit Buchungen belegt da. Für die neue Kalkulation übernimmt sie die Baugruppen des Stands und setzt das Elektro-Gewerk von vornherein höher an, statt zu schätzen.
02
Projekte & Termine
- Das Projekt entsteht aus dem Auftrag und übernimmt Kunde, Messe, Stand, Termine und Kalkulation ohne Neuerfassung.
- Die Messe ist ein eigenes Objekt mit Gelände, Hallen, Anlieferadressen und verbindlichem Aufbau- und Abbaufenster — wiederverwendbar über Kunden und Jahre.
- Projekttermine, die außerhalb des Aufbaufensters liegen, werden als Konflikt erkannt.
- Phasen, Meilensteine, Aufgaben und Checklisten kommen aus Projektvorlagen und werden relativ zum Aufbautermin datiert.
- Die Projektakte führt Angebot, Kalkulation, Termine, Reservierungen, Bestellungen, Zeiten, Fotos, Mängel, Rechnungen und den Soll-Ist-Stand an einem Ort zusammen.
Aus der Praxis
Die Messegesellschaft verlegt den Aufbaubeginn um einen Tag nach vorn. Die Projektleiterin ändert das Aufbaufenster an der Messe — und sieht sofort, welche der drei betroffenen Projekte jetzt Termine außerhalb des Fensters haben. Die Meilensteine „Versand" und „Fertigstellung Werkstatt" der betroffenen Projekte stehen als überfällig markiert, bevor der erste Anruf aus der Werkstatt kommt.
03
Ressourcen & Personal
- Monteure, Freelancer, Fahrzeuge und Maschinen stehen in einem Ressourcenstamm mit Typ, Standort und Kostensatz.
- Sie ordnen Personen und Fahrzeuge einem Projekt mit Zeitraum zu; jede Person sieht ihre Einsätze in der eigenen mobilen Ansicht.
- Freelancer und Subunternehmer sind mit Konditionen und Stundensätzen als eigener Stamm geführt und erfassen ihre Zeiten wie eigene Mitarbeiter.
- Alle Einsätze sind je Projekt und je Person auswertbar — die Grundlage der Istkosten je Projekt.
Aus der Praxis
Für die Aufbauwoche Ende April stehen zwei Messen parallel an. Bevor der Projektleiter den erfahrenen Elektro-Monteur einplant, öffnet er dessen Einsatzübersicht: Der Kollege steht die ganze Woche auf dem anderen Projekt in einer anderen Stadt. Also fragt er den Freelancer an, der denselben Stand schon im Vorjahr gebaut hat — dessen Stundensatz und Kontakt stehen im Stamm, die Zusage wird als Fremdleistung beauftragt und erscheint sofort als Kostenobligo im Projekt.
04
Lager & Mietmaterial
- Ein Artikelstamm für alles — Mietmaterial kehrt nach der Rückgabe in die Verfügbarkeit zurück, Verbrauchsmaterial nicht.
- Mietmaterial wird dem Projekt für den Zeitraum von Entnahme bis Rückgabe reserviert — abgeleitet aus den Projektterminen.
- Die verfügbare Menge je Artikel und Tag entsteht aus Bestand minus aller überlappenden Reservierungen — Doppelzusagen fallen beim Planen auf, nicht beim Verladen.
- Bei Unterdeckung zeigt eine Zeitachse, welches Projekt an welchem Tag welche Menge blockiert.
- Mehrere Läger — Halle, Außenlager, Fahrzeug — mit Umlagerung und Bestandsverlauf je Artikel.
Aus der Praxis
Beim Planen des Caravan Salon reserviert die Disponentin zwanzig Traversen „3-Punkt Ecke 90°" — die Verfügbarkeit springt auf Rot: Im Bestand sind sechzehn, und am 24.08., dem ersten Aufbautag, fehlen vier. Die Zeitachse zeigt, welches Projekt die vier an genau diesem Tag noch blockiert: ein kleinerer Stand, dessen Rückbau ohnehin für den Vortag geplant ist. Sie zieht die Rückgabe um einen Tag vor, statt vier Stück kurzfristig teuer zuzumieten — die Zeile steht wieder auf Grün.
05
Einkauf & Beschaffung
- Jede Bestellung und jede Fremdleistung — Spedition, Standservice, Subunternehmer — trägt Projekt und Kostenart; beauftragte Leistungen erscheinen als Kostenobligo im Projekt, bevor die Rechnung kommt.
- Lieferadressen abweichend vom Firmensitz — direkt ans Messegelände — sind Teil der Bestellung.
- Der Wareneingang wird gegen die Bestellung erfasst; Eingangsrechnungen werden geprüft und mit Projekt und Kostenart gebucht, bei Bedarf auf mehrere Projekte aufgeteilt.
- Eingehende E-Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD werden strukturiert eingelesen — ohne Abtippen.
Aus der Praxis
Für den Reihenstand in Halle 7 beauftragt der Projektleiter die Spedition mit Hin- und Rücktransport zum Caravan Salon und bestellt beim Messeservice den Hallenanschluss über 18 kW — beides mit Projekt und Kostenart, die Beträge stehen ab sofort als Obligo im Projekt. Als Wochen später die Speditionsrechnung eintrifft, liegt sie neben der Beauftragung: gleicher Betrag, ein Klick, gebucht. Am Ende sind es elf Eingangsrechnungen über 49.326 € netto, acht davon freigegeben und drei erst erfasst, und in der Nachkalkulation taucht der Transport nicht als Überraschung auf, sondern als geplanter Posten.
06
Montage-App
- Das Montageteam sieht seinen Einsatz mobil: Messe, Halle, Standnummer, Zeitfenster, Ansprechpartner, Pläne und die zugewiesenen Aufgaben.
- Zeiten werden auf der Baustelle erfasst — je Projekt und Tätigkeit, auch von Freelancern.
- Fotos entstehen in der App und liegen mit Projekt, Phase und Zeitstempel in der Projektakte — nicht im Messenger.
- Mängel werden mit Foto, Verantwortlichem und Frist erfasst und bis zur Erledigung verfolgt.
- Die Abnahme wird als Protokoll mit offenen Mängeln, Fotos und Entscheidung erstellt — der Kunde unterschreibt auf dem Gerät.
Aus der Praxis
Donnerstagabend, letzte Stunde des Aufbaufensters. Beim Rundgang mit der Kundin fällt eine beschädigte Blende an der Theke auf. Der Bauleiter fotografiert sie, legt den Mangel mit Frist „vor Messebeginn, 8 Uhr" auf den Monteur der Frühschicht an und erstellt das Abnahmeprotokoll: abgenommen unter Vorbehalt, ein offener Mangel, sechs Fotos. Die Kundin unterschreibt auf dem Tablet — das Protokoll liegt als PDF in der Projektakte, bevor beide die Halle verlassen.
FRAGEN STATT SUCHEN
Alles liegt in einem Datensatz — also können Sie ihn fragen.
Die Frage in normaler Sprache, die Antwort mit der Zahl und ihrer Herkunft. Niemand muss vorher einen Bericht dafür bauen.
Nicht nur was, sondern warum
„Warum liegt EuroShop über Plan?“
Der Transport liegt am weitesten über Plan, dahinter vier weitere Kostenarten mit ihren Beträgen — und eine, die unter Plan liegt.
Im Zweifel wird gefragt
„Der Teppich in Feld 3 hat einen Riss“
Statt ein Projekt anzunehmen, stellt das System die Projekte des Betriebs zur Auswahl.
Die Antwort im ersten Beispiel nennt dieselben Beträge, die auch in der Nachkalkulation stehen — auf den Cent, über einen eigenen Rechenweg. Der Assistent rechnet mit dem Datensatz; er formuliert ihn nicht nach.
- Mit Ihren Daten wird nicht trainiert. Vertraglich zugesichert.
- Ihre Anfragen werden nicht gespeichert — auch nicht für die Missbrauchserkennung, die sonst dreißig Tage vorsieht.
- Das Sprachmodell kommt von Mistral, einem französischen Unternehmen. Ihre gespeicherten Daten liegen weiterhin auf unserem Server in Nürnberg.
- Die Funktion ist ab Werk ausgeschaltet und lässt sich je Betrieb abschalten.
Für eine Antwort verlässt Ihre Frage samt den dafür nötigen Daten unseren Server. Wenn Sie das nicht wollen, lassen Sie die Funktion aus — sie ist es standardmäßig.
Sehen Sie es an einem echten Projekt.
30 Minuten, am realen System, mit einem der beiden Gründer. Kein Vertriebsgespräch, keine Präsentation.
- Was Sie sehen: Kalkulation, Disposition, Nachkalkulation an einem Messeprojekt.
- Was wir brauchen: 30 Minuten und Ihre wichtigste Frage.
- Was danach passiert: eine schriftliche Einschätzung, ob wir passen.